Vi kommer til å reise mindre og ha mer hjemmekontor i fremtiden, men hva skjer da med de kreative og involverende prosessene? Og hva med teambygging og den sosiale kaffekoppen? Vi har råd til hvordan du som leder får til kreativitet, involvering og teambygging fra hjemmekontoret når de digitale hverdagene begynner å slite på de ansatte.

De aller fleste ledere har ønsket å utnytte en krevende tid til å se fremover og posisjonere seg for fremtiden. Og de som har vært modige og gjort det, har stort sett lyktes. Men avstandsledelse og hjemmekontor har sine fordeler og ulemper. Fordelene er kanskje at du bruker ett minutt til kontoret og at du kan dresse deg opp fra livet og opp uten at noen hever et øyebryn på morgenmøtet på Teams. Ulempene er at jobben som leder kan bli vanskeligere uten de uformelle samtalene i lunsjen eller ved kaffemaskinen, at du går glipp av misnøye og uro, og at du opplever at kollegene dine begynner å miste piffen rundt det digitale møtebordet.

Åpenhet og klar retning reduserer usikkerhet

For å redusere usikkerheten som mange føler på, er det klokt at du som leder holder jevnlige statusmøter der du gir en status for hvor selskapet står i dag og hva som vil skje framover. Slike møter kan være med på å redusere usikkerhet, stress og angst. Under pandemien har mange ansatte uttrykt viktigheten av å ha en retning å jobbe mot. Å ha et felles mål, skaper samhørighet.

Gode forberedelser er et must

Å være en god møteleder i et fysisk møterom, er ikke det samme som å være god på digital møteledelse. Det er andre mekanismer som gjelder virtuelt.

Digitale møter krever ekstra god planlegging og fasilitering for å holde engasjementet til møtedeltakerne oppe, og 40/30/30-regelen gjelder så absolutt også her. Det betyr altså at 40 % av tiden bør gå til planlegging, 30 % til gjennomføring og 30 % på evaluering i etterkant av møtet.

Å lede møter på avstand er vanskeligere uten tydelig rammeverk og en klar metodikk. En agenda er helt grunnleggende for at kolleger kan forberede seg til møtet og vet hva som er forventet av dem.

Tiden vi har sammen i det digitale møterommet, bør vi bruke til å lufte tanker, løfte synspunkter og ta beslutninger. Det oppleves som passiviserende for møtedeltakerne når de må bruke denne tiden på unødvendigheter fordi noen ikke stiller forberedt. Blir deltakerne passive, kan det være veldig utfordrende å få opp engasjementet via en skjerm. I et fysisk møterom kan en god møteleder ta slike utfordringer «på hælen», men det blir fort klønete digitalt.

Til tross for at fallhøyden er større når du leder via skjerm, og at du må fasiliterte strengere, er det også mange ledere som erfarer at toleransenivået i samlingene er høyere. Det er lav terskel og en dugnadsånd i det digitale møterommet, der deltakerne like gjerne stiller i lusekofte fra hyttekontoret som i skjorte og slips på det vanlige kontoret.

Vær tydelig og direkte

Når vi leder digitalt må vi være tydeligere og mer direkte, og vi må gå aktivt inn for å skape engasjement og involvere deltakerne. Det er lettere å sone ut rundt det digitale møtebordet enn det fysiske, men som møteleder kan du holde trykket oppe ved å stille spørsmål til deltakerne underveis og variere innholdet. Legg de mest krevende sakene tidlig i møtet mens konsentrasjonen er høy, og saker med mye energi mot slutten av møtet.

Ha tydeligere møteregler, for eksempel at alle ansatte skal ha kamera på under digitale møter.

I et fysisk møterom der alle er samlet, er det enklere å fange opp de små tegnene. I digitale møter går vi lettere glipp av detaljene, og vi må fange opp blikkvekslinger, ansiktsuttrykk og kroppsspråk på en annen måte. Lurer du på noe, må du spørre.

Man ser ut vindu og tenker

Gi medarbeiderne rom til å tenke og stille spørsmål

Det positive med de digitale møteplassene, er at de gir rom for både de introverte og ekstroverte i kollegiet. På den digitale arenaen kan begge disse personlighetstypene få mulighet og rom til å si sin mening, de får rom for å tenke og notere, og blir også invitert til å tenke i plenum, stille spørsmål og delta i diskusjonene. Her kan bruk av digitale verktøy bidra til å få engasjert alle i møtet.

Møter på avstand gir mer tid til å reflektere og utveksle erfaringer. Sørg for å gi nok tid til å tenke og stille spørsmål. Mange undervurderer tiden det tar å gjennomføre møter på avstand. I tillegg til å gi folk nok tid, er det viktig at du som møteleder husker å involvere og invitere alle inn i diskusjon. Det kan være lett å glemme dette under de digitale møtene, men ved å bruke funksjoner som gallerimodus og deltakerlister i verktøy som Teams, er det enklere å holde oversikten over de som er med i møtet, og følge dem opp.

Velg engasjerende digitale verktøy

Ingen ting er mer søvndyssende enn et møte der lederen presenterer en trøtt powerpoint med altfor mange slides. Valg av digitale verktøy er avgjørende for graden av engasjementet rundt det digitale møtebordet. Hvilke verktøy dere velger å bruk, kommer naturligvis an på hvor mye tid og ork du og dine kolleger vil investere i å lære å bruke det. For å komme skikkelig i gang med nye verktøy er det viktig at noen får tid og mulighet til å bli eksperter. Med eksperter internt, blir det enklere å spre kunnskap og kompetanse videre til de andre. Husk at digitale verktøy skal være til hjelp, og ikke skal oppleves som et hinder. Mennesker er forskjellige, men alle synes det er artig å få til ting. Gjør terskelen så lav som mulig slik at alle kan føle mestring.

Les mer om verktøyene som gjør avstandsledelse til en suksess

Skap engasjement rundt de kreative prosessene

Mange ledere uttaler at den daglige driften går bra, men at krevende prosesser som for eksempel kritiske ledelsesprosesser eller kreative prosesser, lider, bremses eller utsettes. Det er ingen grunn til å utsette disse prosessene, og det finnes virtuelle løsninger som skaper engasjement, involvering og positive effekter. Verktøy som Mural er veldig nyttig og effektivt, og setter deg i stand til å gjennomføre krevende prosesser digitalt. Å invitere medarbeiderne inn i en kreativ workshop med idémyldring, gule lapper og brunpapir, kan være et kjærkomment brudd i en ellers monoton hverdag. Dette skaper garantert engasjement, kreativitet og involvering på hjemmekontoret.

Legg til rette for hybridkontoret

Under pandemien har mange arbeidsplasser sett et skille hva gjelder behov blant de unge og de litt eldre i selskapet. For de unge er ofte jobben en sosial arena, de bor kanskje alene i mindre boliger og kan oppleve et større behov for å gå fysisk på jobb enn de som har både familie og hjemmeskole å tenke på. For at ikke medarbeiderne skal visne på hjemmekontoret, kan du legge til rette for at noen kan få være på kontoret et par dager i uken. Med en slik rulleringsordning er det lettere å opprettholde teamfølelsen, samhørigheten og den sosiale kaffekoppen.

Når det er sagt: Med noen medarbeidere på kontoret og andre på hjemmekontoret, kan det være utfordrende å lede og gjennomføre «hybrid-møter», men klarer du å kombinere det beste fra de fysiske møtene med de riktige digitale verktøyene, så vil du skape engasjement.

Mann snakker i telefon og ser på laptopskjerm

Ring medarbeiderne dine

Noen ledere glemmer noen ganger at de sitter midt i informasjonsstrømmen, og at veldig mye blir snakket om i kontorlandskapet eller ved kaffemaskinen. For de som i hovedsak sitter hjemme, er det å sette av et kvarter i uken til å ringe medarbeiderne, god bruk av tid. I slike uformelle samtaler er det enklere å fange opp eventuell uro eller annet som hindrer medarbeiderne dine fra å ha det bra og prestere godt. Det oppleves som positivt at en leder setter av tid til å ringe medarbeiderne sine og viser interesse for hvordan de har det. Slikt skaper en følelse av å være med på laget, selv når man sitter på hver sin tue.

Våre eksperter:

Lars Christian Torhaug er daglig leder i Bene Agere og er del av den utvidede ledergruppen i det børsnoterte engelske morselskapet The Panoply. Gjennom dette har han selv kjent på pandemiens lederutfordringer. Videre har Bene Agere det siste året gjennomført over 30 prosjekter for store og små kunder og partnere, og konsulenter i selskapet har fått et unikt innblikk i lederutfordringene som følger med gjennomføring av strategiprosesser, fusjoner, lønnsomhetsforbedringer og digitaliseringsprosjekter under en pandemi. Lars Christian har fra tidligere erfaring som direktør i en av Norges største entreprenørselskaper, og har hatt interimroller som HR-direktør gjennom en fusjon og CFO i en turn-around-situasjon. Han er utdannet ved Sjøkrigsskolen og har ledererfaring fra seks års tjeneste i Sjøforsvaret.

Thea Grosvold

Thea Grosvold har vært en del av Bene Agere-teamet i tre år. I sin stilling som Senior Results Professional har Thea jobbet med ledere og mellomledere i et stort endringsprogram samt støttet i prosjekter med fokus på markedsanalyser og risikohåndtering. I sin tid i Bene Agere har Thea vært eksponert mot flere industrier, blant annet pukk og gjenvinning, olje og gass, cruise, helse og eiendom. Med bakgrunn fra finans og regnskap og 2 år i Goldman Sachs i London, er Thea analytisk sterk og evner å se helheten i store endringsprosjekter. Thea er tidligere alpinist og har gjennom idretten fått god forståelse for hvordan vi lykkes i team og hvordan vi kan støtte og motivere andre til å prestere. Det å skape en positiv og støttende prestasjonskultur, både fysisk og på avstand, er et fokusområde Thea har videreutviklet i sin tid i Bene Agere.

Haakon Utby er Results Manager i Bene Agere og har vært en del av Bene Agere-teamet siden 2016. I løpet av sin tid i Bene Agere, har Haakon jobbet med strategi og forbedringsarbeid for kunder i en rekke sektorer. Han har bidratt i alle faser av omfattende transformasjoner; helt fra å identifisere, beskrive og kvantifisere forbedringer til utvikling, implementering og oppfølging av forbedringsinitiativ. Samtidig har han vært en viktig bidragsyter til utviklingen av Bene Agere sitt rammeverk for smidig og brukerorientert tjenestedesign. Haakon var blant annet med da Bene Agere under pandemien kjørte sin første fulldigitale og fem dager lange designsprint sammen med en av våre kunder. Akkurat nå leder Haakon programkontoret for en kunde innen olje og gass, for å hjelpe dem med å realisere deres ambisjon om å muliggjøre bransjen sin overgang til bærekraftig drift.

Spør du noen som kjenner Haakon om hva han liker å gjøre på fritiden, vil de nok svare at det er utforsking av skog, fjell, breer og tinder mye av tiden brukes på.

Ta kontakt med en av oss

LARS CHRISTIAN TORHAUG
LARS CHRISTIAN TORHAUGManaging Partner, Norge
THEA GROSVOLD
THEA GROSVOLDSenior Results Professional
HAAKON UTBY
HAAKON UTBYResults Manager